Zásady zpracování osobních údajů pro klienty THE HIVE dle GDPR

 

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů pro klienty THE HIVE dle GDPR vydaných společností THE HIVE,s.r.o., sídlem Praha 4, Antala Staška 1859/34, PSČ 140 00

 

IČ 04684907, DIČ: CZ04684907, Zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, sp. zn C 252117(dále jen „Zásady“ a „společnost THE HIVE“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje společnost THE HIVE (jako správce) zpracovává o fyzických osobách při poskytování služeb, a při návštěvách internetových stránek provozovaných THE HIVE a kontaktech s potenciálními klienty, k jakým účelům a jak dlouho společnost THE HIVE tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

 

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů klientů THE HIVE a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, uživatelů služeb THE HIVE, zájemců o služby THE HIVE a návštěvníků internetových stránek provozovaných společností THE HIVE, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti THE HIVE.

 

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GPRD“).

 

  1. Kategorie osobních údajů

 

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost THE HIVE schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany společnosti THE HIVE dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

 

  1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

 

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy, dalších služeb a pro spolupráci. Jedná se například o:

 

akademický titul jméno a příjmení název obchodní firmy

 

rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození)

 

IČO, DIČ

 

adresa trvalého pobytu korespondenční adresu

 

adresa sídla nebo místa podnikání fakturační adresa

 

fotografie

 

identifikační údaje zástupce klienta nebo kontaktní osoby, kterou klient určí bankovní spojení

 

podpis

 

  1. Kontaktní údaje kontaktní telefonní číslo kontaktní e-mail adresy na sociální sítě

 

adresa datového spojení (např. IP adresa nebo URL adresa)

 

 

 

 

 

 

 

  1. Údaje o poskytovaných službách,

 

například pro identifikaci klientů a respondentů v marketingových akcích, průzkumech, soutěžích a akcích public relations pro vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb společnosti THE HIVE nebo třetích stran a v souvislosti s oslovením klienta.

 

  1. Údaje z komunikace mezi THE HIVE a klientem

 

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb THE HIVE mezi společností THE HIVE a klientem. Jedná se o zápisy osobní komunikace s klientem, nebo jiném přímém kontaktu s klientem, písemnou a elektronickou komunikaci s klientem.

 

  1. Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu

 

Zpracování těchto údajů je nutné pro vyhodnocování zejména klientských spotřebitelských vědomostních a marketingových soutěží. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

 

 

 

 

 

  1. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

 

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu THE HIVE, nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

 

  1. Poskytnutí osobních údajů nutných pro účast v Soutěžích.

 

 

- Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro účast v Soutěžích a po dobu nutnou k vyhodnocení Soutěže a navazujících marketingových akcí. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

 

  1. Faktury vystavené společností THE HIVE.

 

Faktury jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i klientské smlouvy.

 

  1. Jednání o smlouvě.


 

 

 

 

V případě jednání mezi společností THE HIVE a potenciálním klientem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je společnost THE HIVE oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

 

 

  1. Zpracovávání údajů klientů služeb THE HIVE se souhlasem pro marketingové a obchodní účely účinným od 25. 5. 2018

 

  1. U klienta služby THE HIVE s jeho souhlasem zpracováváme osobní údaje pro marketingové a obchodními účely.

 

  1. Se souhlasem pro marketingové a obchodní účely bude společnost THE HIVE od 25.5.2018 zpracovávat osobní údaje klienta primárně pro identifikaci klientů a respondentů v marketingových akcích, průzkumech, soutěžích a akcích public relations pro vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb společnosti THE HIVE nebo třetích stran a v souvislosti s oslovením klienta, a to telefonicky, písemně, prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů. Veškeré tyto činnosti jsou nezbytně nutné pro oslovení klientů s vhodnými marketingovými nabídkami.

 

  1. Poskytnutí souhlasu k marketingovým a obchodním účelům je dobrovolné a klient jej může po 25.5.2018 kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb THE HIVE a následující dobu poté nebo do doby, dokud jej klient neodvolá. Pro marketingové a obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v sekci A tohoto dokumentu (s výjimkou podpisu a kopií identifikačních dokladů), a to po dobu, po kterou je THE HIVE oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby stanovené v souhlasu se zpracováním dat, n/nebo služeb poskytované společností THE HIVE, pokud klient souhlas dříve neodvolá. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany THE HIVE pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

 

  1. Klient THE HIVE, prohlašuje, že je oprávněn souhlas se zpracováním údajů vztahujících se k uživatelům služby pro marketingové a obchodní účely udělit.

 

  1. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu.

 

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává společnost THE HIVE s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů THE HIVE. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných společností THE HIVE, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies společnosti THE HIVE, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

 

  1. Cookies

 

V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných společností THE HIVE, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek THE HIVE a pro účely internetové reklamy společnosti THE HIVE.

 

 

 

 

 

 

 

  1. Sdílení osobních údajů s jinými správci

 

Společnost THE HIVE nesdílí informace s jinými správci, a pokud takové sdílení bude sjednáno, klient bude předem vyzván k souhlasu s předáním jeho osobních údajů. jinému správci a o možnostech odvolání takového souhlasu.

 

 

  1. Kategorie příjemců osobních údajů
  2. Zpracovatelé.

 

Společnost THE HIVE při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti THE HIVE, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti THE HIVE a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

 

  1. Sídla zpracovatelů

 

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.

 

  1. Zákonná povinnost předávání osobních údajů

 

Společnost THE HIVE v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

 

  1. Způsob zpracování osobních údajů

 

Společnost THE HIVE zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost THE HIVE vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

 

  1. Obchodní sdělení

 

Pro obchodní sdělení společnosti THE HIVE nebo třetích stran užívá společnost THE HIVE vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných společností THE HIVE je vždy zřejmé, že společnost THE HIVE je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení můžeme zasílat na buď na kontakty našich klientů na základě oprávněného zájmu společnosti THE HIVE, a to jen do doby než vyslovíte nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

 

  1. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

 

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro THE HIVE identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže THE HIVE svoji totožnost, následující práva.

 

  1. Právo na přístup k osobním údajům.

 

Dle čl. 15 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti THE HIVE potvrzení, zda zpracovává osobní

 

 

 

 

 

údaje, informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU, v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

 

V případě opakované žádosti bude společnost THE HIVE oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

 

  1. Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace.

 

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti THE HIVE.

 

  1. Právo na kopii osobních údajů.

 

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit v sídle THE HIVE, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

 

  1. Právo na opravu nepřesných údajů.

 

Dle čl. 16 nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost THE HIVE zpracovávat. Klient společnosti THE HIVE, má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen nám poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit v sídle THE HIVE, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

 

  1. Právo na výmaz.

 

Dle čl. 17 nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost THE HIVE neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost THE HIVE má nastaveny mechanismy pro zajištění anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou nutné k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu sídla společnosti THE HIVE.

 

  1. Právo na omezení zpracování.

 

Dle čl. 18 nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti THE HIVE.

 

  1. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování.

 

Dle čl. 19 nařízení bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany společnosti THE HIVE v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích. Žádost je možné zaslat písemně na adresu sídla společnosti THE HIVE.

 

  1. Právo na přenositelnost osobních údajů.


 

 

 

 

Dle čl. 20 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost THE HIVE o předání těchto údajů jinému správci.

 

  1. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů.

 

Dle čl. 21 nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti THE HIVE.

 

  1. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.

 

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to písemně na adresu sídla společnosti THE HIVE.

 

 

  1. Souhlas s marketingovým oslovením.

 

Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat, a to písemně na adresu sídla společnosti THE HIVE.

 

  1. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování.

 

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost THE HIVE uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

 

  1. Formát předání informací.

 

Pokud nám v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit v sídle společnosti THE HIVE po doložení oprávněnosti požadavku.

 

  1. Ukončení zpracovávání.

 

V případě, že společnost THE HIVE neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost THE HIVE zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti THE HIVE.

 

 

  1. Zpracování údajů z cookies.

 

Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

 

 

  1. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.

 

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27

 

 

  1. Pověřenec pro ochranu osobních údajů


 

 

 

 

Od 25. 5. 2018 je k dispozici tento kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení: THE HIVE pověřenec pro ochranu osobních údajů, sídlem Praha 4, Antala Staška 1859/34, PSČ 140 00 nebo e-mail poverenec@hive.cz